Анализ эффективности внедрения электронного документооборота в филиале ФГБУ «Федеральная кадастровая палата росреестра» по Челябинской облас
16.07.2019, 20:49
Филиал Федерального государственного бюджетного учреждения (ФГБУ) «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» «ФКП Росреестра» по Челябинской области был создан в 2001 году на основании Приказа Росзем- кадастра от 04.06.2001 № 106 «О создании ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Челябинской области». С первых дней образования был разработан перечень организационно-распорядительных документов, устав учреждения зарегистрирован 30 декабря 2004 года. В задачи учреждения входят оказание государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества и предоставления сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости [2]. Документооборот учреждения, отличающийся большим объемом и разнообразием, а также недавний переход на электронную систему делопроизводства представляют собой интересный предмет для анализа.

В массиве управленческой документации «ФКП Росреестра» по Челябинской области можно выделить ряд функциональных систем: организационно-распорядительная документация (инструкции, приказы, распоряжения, договоры (соглашения), контракты, протоколы, письма, перечни и т. д.), финансовая (бухгалтерская) документация (отчеты, балансы, табели и т. д.), специфическая документация (графики, регламенты, стандарты, кадастровые выписки о земельных участках, кадастровые паспорта, планы территорий и т.д.) [1].

За первое полугодие 2011 г. документооборот в учреждении составил 51918 входящих и исходящих документов. По судебной корреспонденции зарегистрировано 10557 документов. На 7565 (42%) документов больше зарегистрировано общей корреспонденции, по сравнению с предыдушим периодом - 18063. Зарегистрировано исходящей корреспонденции - 15500. Приказов руководителя по основной деятельности 177, по административно-хозяйственной деятельности - 144.

Тем не менее, не смотря на общий рост документооборота в 2011 г. относительно 2010 г., существуют факторы, негативно влияющие на эффективную и качественную организацию работы с документами. Среди них можно выделить:
- территориальная разобщенность отделов;
- нехватка помещений и невозможность их использования для орга¬низации работы;
- несоблюдение сроков кадастровых процедур (не рассмотрено - 860 заявлений, 1500 - с нарушением сроков, 20577 документов, подлежащих отправке по почте);
- недостаточное количество специалистов, обладающих специальны¬ми знаниями в области делопроизводства и документационного обеспече¬ния управления [4].

В филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Челябинской области с марта 2011 г. функционирует система электронного документооборота, которая позволяет оперативно рассматривать обращения граждан, делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри филиала, контролировать исполнительскую дисциплину, снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.). Время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой сокращается. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий.

За период с марта по декабрь 2011 года посредством системы электронного документооборота было зарегистрировано входящей корреспонденции - 10286, исходящей корреспонденции - 8772, внутренней документации - 4598, что позволило ускорить прохождение документов в учреждении, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации [4].

Но следует сказать и о существующих недостатках в области электронного документооборота (ЭДО) применительно к государственным учреждениям на сегодняшний день. Здесь характерна большая территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий. Существенным ограничением здесь является недостаточная нормативно-правовая база и правоприменительная практика работы с ЭДО. Внутренний документооборот, регулируемый только регламентными актами учреждения, перевести в электронный формат обычно удается без существенных проблем. Совершенно другая ситуация с внешним документооборотом. К нему приравниваются все документы, которые так или иначе могут быть затребованы вышестоящими и надзорными органами. И тут основная проблема заключается в том, что эти структуры электронные документы в качестве «полноценных» либо не принимают вообще, либо принимают ограниченно. Не установлено четких правил и практики, каким образом и должны ли вообще принимать архивы электронные документы, и это побуждает учреждения поддерживать традиционное бумажное делопроизводство наряду с ЭДО.

Таким образом, организация управленческого документооборота в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Челябинской области имеет как свои достоинства, так и недостатки. С одной стороны, введение электронного документооборота ведет к полноценной развитой системе эффективного функционирования учреждений, но следует понимать, что на сегодняшний день существует множество других видов документов, которые пока не могут существовать исключительно в электронной версии. В связи с этим необходимо поэтапное прохождение каждой ступени на пути к качествен¬ному функционированию принятых нововведений. Также СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации. Несмотря на все средства контроля, которые имеются в СЭД, зачастую случаи подлога или искажения, умышленного или случайного, выявить невозможно. СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования. Любые средства безопасности системы не достигнут желаемых целей (а цель у них одна - обеспечение информационной безопасности учреждения), если сотрудники будут ими массово пренебрегать. Выход из данной ситуации может обеспечить использование организационных методов. Сотрудники учреждения должны отдавать себе отчет, что внедрение СЭД - это не отдельно стоящее действие, а целый комплекс мер, включающий, в том числе, выработку внутренних регламентов по работе с автоматизированной системой документооборота. Эти регламенты формируются на этапе проектирования, когда составляются маршруты передвижения документов по организации, списки ответственных за каждый участок деятельности лиц, формы заполнения карточек документов и пр. Руководитель должен требовать постоянного и неукоснительного выполнения им же утвержденных регламентов. Не будут лишними тренинги персонала, на которых каждый сотрудник научится выполнять свой круг обязанностей в среде новой СЭД [3]. Также необходимо разъяснить всем работникам важность соблюдения правил безопасности при работе с автоматизированной системой документооборота и ответственности за те или иные неправомерные действия. Каждый сотрудник учреждения должен быть готов к работе с СЭД, что подразумевает понимание необходимости ее использования и овладение умениями и навыками для ежедневной работы с автоматизированной программой.

1. Инструкция по делопроизводству в ФГБУ «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Челябинской области № 128 от 25.10.2011.
2. Положение о филиале ФГБУ «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Челябинской области № П/491 от 07.09.2010.
3. Электронный документооборот: преимущества и трудности перехода: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://fin- i.com
4. Итоги работы Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Челябинской области за 2011 год: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.to74.rosreestr.ru/news/public

О. Снигирева
Категория: Экономика | Добавил: GOD
Просмотров: 65 | Загрузок: 0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]