Организация документооборота в ЗАО «ИНСИСТРОЙ». Е. Голотина
16.07.2019, 12:22
ЗАО «ИНСИСТРОЙ» образована в октябре 2001 г. как самостоятельное структурное подразделение на базе производственного холдинга. «ИНСИ». Сегодня в сфере компетенции компании - организация и строительство крупных логистических комплексов, заводов, агропромышленных комплексов и малоэтажных коттеджных поселков. Объекты находятся во многих городах России. За 10 лет компания возвела десятки серьезных объектов в Челябинской, Московской, Липецкой областях, в г. Великой Новгород, г. Тверь, г. Орел, г. Ханты-Мансийск, г. Ереване и других городах СНГ.

Целью деятельности ЗАО «ИНСИСТРОЙ» являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности является строительство зданий и сооружений; производство строительных конструкций и материалов; транспортноэкспедиторские услуги и др.

Система управления компании представлена собранием акционеров, генеральным директором, функциональными директорами, руководителями проектов.

Делопроизводство в ЗАО «ИНСИСТРОЙ» ведет секретарь-референт, который выполняет такие функции как организация и документационное обеспечение деятельности компании; методическое руководство; контроль над ведением делопроизводства в структурных подразделениях; разработка проектов документов, составление писем, запросов; выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний и т.п.

В деятельности ЗАО «ИНСИСТРОЙ» можно выделить следующие документы: входящие, исходящие, внутренние.

Большая часть документов - исходящие. К ним относятся письма деловых партнеров, письма правительственных организаций, запросы. Входящие документы составляют 40 %, а количество внутренних 10 % от общего объема обрабатываемых документов. Подсчет количества документов производится по журналам регистрации.

Система документооборота представлена: организационно-распорядительной - 38 % (приказы, распоряжения), исходно-разрешительной - 35 % (технические задания, регламенты, графики, разрешение на строительство, чертежи) и финансовой - 27 % (счета, накладные, отчеты и др.) документацией.

В ЗАО «ИНСИСТРОЙ» используется специализированное программное обеспечение. DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.

Входящий документ может быть получен одним из следующих способов: по электронной почте, в бумажном виде по почте (отдельный документ или пакет документов с сопроводительным письмом), в бумажном виде по факсу. Входящие документы регистрируются в журнале регистрации. Номер созданному электронному документу присваивается автоматически. На регистрируемый документ в бумажном виде секретарь проставляет штамп о поступлении, указывает дату и регистрационный номер из регистрационно-контрольной карточки (РКК). При получении пакета документов, регистрируется сопроводительный документ, остальные документы сканируются и заносятся в систему. Регистрационный номер выносится на документ, оригинал отправляется в соответствующее дело. Секретарь для исходящего документа создает исходящую РКК. Документ регистрируется в журнале регистрации. Если документ поступил в бумажном виде, то секретарь выносит регистрационный номер на бумажную версию, сканирует документ и заносит новую его версию в систему DIRECTUM и отправляет копию письма юристу.

Раскроем технологию отправки исходящего письма корреспонденту. При отправке исходящего письма корреспонденту секретарь запрашивает входящий номер документа и фиксирует его в системе DIRECTUM в соответствующей РКК исходящего документа и выносит входящий номер на бумажную копию письма. Обработка внутреннего документа предполагает оформление в системе DIRECTUM внутреннего документа на соответствующем бланке организации в соответствие с поставленной задачей от руководителя подразделения. Секретарь прикрепляет сформированный документ к полученной задаче и ставит отметку об ее выполнении. Если внутренний документ сформирован правильно, руководитель подразделения принимает исполнение задачи как правильное, подписывает документ путем проставления электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Секретарь получает задание на распечатку документа и передает его руководителю на утверждение. После чего секретарь распечатывает внутренний документ и передает руководителю. Утвержденный документ секретарь сканирует и создает внутреннюю РКК. Документ регистрируется в соответствующем журнале в зависимости от вида документа. Секретарь выносит регистрационный номер на внутренний документ и рассылает его необходимым сотрудникам компании посредством задачи на исполнение или уведомление по типовому маршруту «Исполнение внутренних документов». В случае необходимости личного визирования документа участниками процесса секретарь передает оригинал документа ответственному сотруднику.

Исходя из вышесказанного, можно сделать следующий вывод, что традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. С помощью СЭД DIRECTUM происходит повышение эффективности управления компанией, обеспечивается быстрый доступ к документам, резко сокращается время на их поиск, предотвращаются потери оригиналов, что отражается на качестве и скорости обслуживания клиентов и нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей компании.

Е. Голотина
Категория: Экономика | Добавил: GOD
Просмотров: 72 | Загрузок: 0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]