Деловой разговор как особая разновидность устной речи и его этикет. Киселева Э. В.
23.06.2013, 14:05
Деловой разговор как особая разновидность устной речи и его этикет. Основные требования к деловому разговору.
В условиях перехода России к рыночной экономике значительная часть населения все более активно вовлекается в экономическую деятельность. Появилось много людей, основной профессией которых стало предпринимательство, позволяющее развернуть свои творческие способности и деловые качества. Эти способности и качества, как показывает практика современного российского бизнеса, дают наибольшую отдачу лишь при умении вести деловой разговор – одном из наиболее важных условий коммерческого успеха.
1.1 Устная деловая речь.
Деловой разговор – это, прежде всего устная деловая речь, которая существенно отличается от письменной. Деловой разговор предполагает наличие собеседника, что позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения. Употребление сложных предложений – отличительная черта письменной деловой речи, но не устной. В устной деловой речи в основном используются простые предложения, нередко неполные. До 80% личного общения воспринимается через невербальные каналы.
Что касается выбора слов, то следует стараться употреблять простые, общеизвестные и общепринятые, всем понятные слова. Говорящий должен сознавать, что наслоение неясных, непонятных и невразумительных терминов может сделать бессмысленным все выступление независимо от того, насколько ясными и простыми были мысли выступающего. Часто, выступая человек старается показывать свою «ученость». На деле непонятное выступление лишь создает путаницу в головах собеседников, вызывает у них усталость и непонимание, а как следствие – лишает интереса.
Для устного делового общения существенны следующие соотношения: публичность – непубличность, диалогичность – монологичность, непосредственность – опосредованность, спонтанность, неофициальность – подготовленность, официальность. Устное деловое общение может быть строго официальным (доклады, выступления на конференциях), менее официальным (выступления в дискуссиях на рабочих совещаниях), полуофициальным и неофициальным (повседневное служебное общение).
Деловое общение реализуется в различных формах:
– деловая беседа;
– деловые переговоры;
– деловые совещания;
– публичные выступления.
Основными этапами деловой беседы являются:
– начало беседы;
– информирование партнеров;
– аргументирование выдвигаемых положений;
– принятие решения;
– завершение беседы.
1.2 Формы делового общения
Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями.
Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут у вашего партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенность.
Более целесообразно выявить основные, ключевые моменты встречи, определить линии поведения.
В процессе подготовки необходимо:
– наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить;
– подготовить документы, которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе бесед ;
– сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру.
Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.
Подготовка к переговорам более сложный и более ответственный процесс. Она включает следующие этапы:
– выявление области взаимных интересов;
– установление рабочих отношений с партнером;
– решение организационных вопросов;
– нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.
Деловое совещание – это дискуссия с целью разрешения организационных задач, включающая в себя сбор и анализ информации, а также принятие решений.
Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов
1. Подготовка совещания. Начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.
2. Проведение совещания. Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40–45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. После 30–40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить. После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают.
3. Подведение итогов и принятие решения.
4. Контроль за выполнением решения.
Публичное выступление – это непосредственное речевое воздействие выступающего на аудиторию.
Выбрать тему интересную для аудитории и подготовить ее;
Ознакомиться с местом выступления;
Одеться комфортно и не броско;
Завершая речь необходимо поблагодарить слушателей за внимание.
Данная форма делового общения является одной из самых сложных, так как внимание слушателей приковано только к оратору, который должен четко следить за своей речью, мимикой, жестами и реакцией аудитории.

1.3 Психология делового общения
Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров.
В основе человеческого поведения лежат сокровенные желания. Прежде всего надо понять эти желания, затем надо заставить вашего собеседника страстно чего-то пожелать. Человеку, способному поставить себя на место других людей и понять ход их мыслей, нет необходимости беспокоиться о своем будущем.
Самое существенное заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и отмечать положительные качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам.
Джон Карнеги предлагает шесть правил, следование которым позволяет влиять на людей.
1 Искренне интересуйтесь другими людьми
Прежде, чем приступать к обсуждению интересующих вам проблем, бывает полезно поговорить о тех предметах, которые волнуют вашего собеседника. Он станет расположен к вам и скорее решит ваши вопросы.
2 Улыбайтесь.
Ошибочно думать, что каждый человек испытывает радость в процессе делового общения. Это деятельность должна отвечать внутренним потребностям человека, должна приносить ему моральное удовлетворение. «Вы должны испытывать радость, общаясь с людьми, если хотите, чтобы люди испытывали радость от общения с вами».
3 Помните, что имя человека – самый важный для него звук.
Люди придают поразительно большое значение собственному имени. Каждого человека больше интересует его собственное имя, чем любые другие имена во всем мире, вместе взятые. Запомнив это имя и непринужденно употребляя его, вы делаете человеку тонкий и весьма эффективный комплимент. Если вы забудете имя человека, неправильно его произнесете или напишете, то поставите себя в весьма невыгодное положение.
Внушить человеку сознание собственной значимости – это верный способ завоевать его расположение. При деловых контактах способность запомнить имена имеет большое значение.
4 Умейте слушать других.
Проявляя искреннюю заинтересованность к высказываниям, проблемам делового партнера, можно пробудить его симпатию к вам. Такое проявление внимания – один из величайших комплиментов для любого человека. Немногие люди могут устоять перед скрытой лестью восторженного внимания. Умение задавать вопросы, на которые вашему деловому партнеру будет интересно отвечать, можно считать большим и полезным искусством. Поощряя собеседника к рассказу о себе, о своих достижениях можно завоевать его расположение.
5 Говорите о том, что интересует вашего собеседника.
К каждой деловой встрече необходимо основательно готовиться. Читая деловую прессу, расспрашивая общих знакомых, необходимо определить те вопросы, которые больше всего интересуют вашего будущего собеседника. Самый верный путь к сердцу человека – это беседа с ним о том, что он ценит превыше всего. Такой подход непременно облегчит налаживание деловых контактов.
6 Внушайте собеседнику сознание его значимости, делайте это искренне.
Глубочайшим свойством людей можно считать страстное стремление быть оцененными по достоинству. Человеку не нужна дешевая, неискренняя лесть, но он страстно желает реальной оценки своих достоинств. Важно следовать этому золотому правилу и давать другим то, что мы хотели бы получить от них.
Заключение.
Деловое общение – это общение, обеспечивающее успех какого-то дела и создающее необходимые условия для сотрудничества людей, чтобы осуществить значимые для них цели. Деловое общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества между коллегами по работе, конкурентами, клиентами, партнерами и т.п. Поэтому основной задачей делового общения является продуктивное сотрудничество, а для ее реализации необходимо учиться общению. Для того чтобы вы были удовлетворены общением с окружающими, очень важно создать условия, т.е. атмосферу общения, которая зависит от целого ряда факторов. Положительная атмосфера общения не только не связана с такими качествами личности, как доброжелательность, бескорыстие, внимательность, скромность, благородство, деликатность, тактичность, но и помогает им активно развиваться. Эта атмосфера характеризуется взаимным доверием, «эмоциональным комфортом», терпеливостью, которые проявляются в каждом жесте, взгляде, высказывании.
Категория: Разное
Просмотров: 2068 | Загрузок: 0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]